Réunion admin, 29 mars 2021

[HgO]

• Réunion précédente
• Pad de la réunion

Présences :

• HgO
• Liberfix
• Valérie
• tierce
• niko
• cookie
• Le soleil, les palmiers, la plage, les pavés, etc.

Mumble : https://jitsi.belnet.be/NeutriHubAdmin

Météo

Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots comment on se sent et si on a une attente forte pour la réunion.
Ce n’est pas un moment de discussion mais d’expression individuelle et ce n’est pas obligatoire

Jusque 12h

Attente(s) forte(s)

Sortir de cette réunion avec un agenda qui détermine les sujets que l’on va/ que l’on devrait aborder dans le hub admin.
Et quelques dates.

Ordre du jour

• Factures
• Documents greffe Tribu Commerce
• Statuts et comptable
• Besoin d’agenda Hub Admin !
• Questions

Prochaine réunion

Prochaine réunion hub admin : 17/04 à 14h00

Lieu : Caldarium

À faire

• Ecrire une liste contenant nos « objets sociaux ». Qu’est-ce que l’objet social ? Il complète le but en décrivant l’activité ou les activités à travers lesquelles ce but sera atteint. Cela recouvre donc l’ensemble des moyens mis en œuvre. → Objets sociaux de Neutrinet
• Faire la liste des activités / responsabilités de Neutrinet avec les hub concernés → Liste des activités / responsabilités de Neutrinet
• Donner les accès Nextcloud à Liberfix
• Où mettre les documents sur ce sujet ? Discourse ?

Météo de fin

Moment informel durant lequel on exprime en peu de mots : trop de hérissons écrasés comment, à titre personnel, la réunion a été vécue que ce soit positif ou négatif.
Si une ou plusieurs tension est née durant la réunion, il est peut-être nécessaire d’envisager l’une ou l’autre réunion pour y remédier.

[HgO]

Factures

tierce est ok de payer les factures pour le moment (les factures arrivent sur zammad), et liberfix s’occupe d’importer les données bancaires dans l’outil accounting.

C’est ainsi pour le moment. Ca convient à tout le monde.

Liberfix a accès à Zammad.

Annuel:

• IBPT
• Gitoyen

Mensuel:

• Proxiprout (VSP)
• Verixi

[HgO]

Documents greffe Tribu Commerce

• courrier que le greffe nous a envoyé
• Liste des formulaires potentiellement demandé

Besoin des papiers d’identification de Monsieur Liberfix.

Au vu du document qui nous a été renvoyé par voie postale, nous pouvons en conclure que ces gens ne vont pas bien. Il y a un lien vers Microsoft®™… mais on peut pas cliquer sur du papier.

• Formulaire II volet A
  • modification de matricule dans la BCE
  • Est-ce que c’est parce qu’on a changé d’adresse ?
  • Est-ce que c’est parce que toute personne morale est une entreprise ?
• Formulaire II volet C

Pour formulaires II A et C on leur téléphone àpd 13h30. tél : 02/348.96.70 Mais! service tél non dispo.

• Copie recto/verso de carte ID de toutes les personnes nommées et/ou remplacées

  • il manque seulement liberfix

• le déposant doit produire un extrait, avec signature(s), du PV de l’A.G.

  • Uniquement la partie renouvellement CA + changement d’adresse
  • Mettre les vrais noms composés
  • Signer par les anciens administrateurs

• veuillez fournir l’attestation d’identité modèle 1. Lien URL sur document papier. Ça veut pas cliquer. Il s nous l’ont envoyé en fait.

  • document : https://www.rechtbanken-tribunaux.be/sites/default/files/te_bruxelles/gallery/Attestation%20d'identité%20-%20Modèle%201%20-%20Particuliers%20et%20professions%20non%20agréées.pdf

• dernier truc : rendre lisible certaines parties grises avec un bic.

• Adapter les statuts au CSA, même si pas de modification statutaire -> faut alors préciser la forme légale choisie.

  • document : https://www.tribunaux-rechtbanken.be/sites/default/files/te_bruxelles/gallery/Choix%20de%20nouvelle%20forme%20légale%20-%20Formulaire.pdf

[HgO]

Statuts et comptable

Explorer les possibilités de statuts et contacter le comptable quand on sait quelles questions lui poser.

Les Nouveaux Statuts

Quoi ? : refonte des statuts de Neutrinet asbl en vue d’être conformes à la nouvelle législation. Pourquoi ? parce que le nouveau Code des Sociétés et Associations l’exige Comment ? sur ce forum, qui permet d’avoir facilement accès aux infos et à nos décisions prises // en réunion Hub admin Quand ? le 01/01/2024 au plus tard. Neutrinet a décidé de faire les changements en 2021 Qu’est-ce qu’on doit changer ? (obligations légales) Selon le Code des Sociétés et Associations, voici ce que do…

Se poser pour définir le but et l’objet de l’association.

Membres adhérents vs effectifs

Collecte / VPS

Brique : vente de brique doit servir l’objet social, pour éviter qu’on nous accuse de concurrence déloyale à une société de vente de briques.

[HgO]

Besoin d’agenda Hub Admin !

Un objectif étant de rédiger les nouveaux statuts.

Deadline légale 01/01/2024.

Obligation pour Neutrinet de voter au plus tard à l’AG de 2023.

Aspects à prendre en compte

• comptable / fiscal
• légal

Pour chacun des « volets » de Neutrinet

• VPN/Brique/ > Éducpop < /Collecte
• Hébergement de VM

Activité	fiscal	légal
Éducation Populaire
VPN / Collecte
Hébergement (VM)
Vente de matériel (Briques)

Éducpop: pourrait être un truc pour couvrir tous les buts ? de Neutrinet

[HgO]

Questions

• Registre de traitement RGPD ?
• Responsabilité des administrateurs de Neutrinet par rapport aux logs, au registre des membres ?
• Collecte, VPN, hébergement : responsabilités juridiques ?
• Vente de briques// tva ?